Uma visão pragmática da Gestão do Conhecimento

*José Paulo Graciotti

Existem talvez centenas de trabalhos acadêmicos sobre GC, porém, como engenheiro e administrador, aprendi que o importante é “fazer as coisas acontecerem” e baseado nesse pragmatismo prefiro olhar para a gestão do conhecimento como algo que pode trazer mais eficiência, produtividade e em última instância maior competitividade para quem o adotar.

Nesta linha de raciocínio, prefiro seguir o mantra citado por Patrick DiDomenico no seu livro Knowledge Management for Lawyers, publicado pela ABA e ainda não traduzido para o português: “Knowledge Management is about getting the right information to the right people at the right time”!

Em todas as empresas e principalmente nas prestadoras de serviços intelectuais, a chamada “expertise” (que nada mais é do que conhecimento) define claramente a capacidade de cobrança de honorários e a precificação de produtos com a identificação exata das informações relevantes e principalmente sua utilização prática incorporada aos produtos e serviços. As informações somente terão utilidade se forem triadas, tratadas, organizadas, distribuídas internamente e sua utilização prática incentivada. As informações assim selecionadas representam o conhecimento, o ativo intangível da empresa e o processo compreendido entre sua identificação até sua utilização prática é a “GC”.

Esse "ativo intangível" compreende: conhecer o mercado melhor que os outros e reagir mais rapidamente a ele; conhecer os pontos fortes e fracos da concorrência; conhecer e incorporar rapidamente as inovações tecnológicas em seus produtos; saber exatamente onde e como estão organizados os dados e informações pertencentes à empresa e, finalmente conhecer as pessoas que detém conhecimento relevante para a empresa!

Na prática, como sempre, a coisa não é tão simples assim e para se conseguir esse diferencial com uso da “GC” são necessárias duas coisas fundamentais:

I. A empresa precisa ter ou implantar a chamada cultura de “learning organization” onde todos os integrantes têm em mente que estão em constante aprendizagem e que cada novo conhecimento, processo ou boa ideia inserida, acrescenta uma vantagem competitiva à empresa e;

II. Que praticamente todos os setores (ou departamentos) da empresa precisam participar para que seja eficaz.

A estrutura de GC e a equipe interdisciplinar, que comandará e coordenará todo o processo de implementação e manutenção deste processo na empresa, deve ser algo como a figura abaixo.

1 - A participação ativa da alta direção da empresa (chamada C-Suite) no processo, pois como toda mudança ou inovação envolve a alteração de comportamento e hábitos, é ela que vai fornecer a motivação e incentivo para que a organização abrace o processo.

2 - Setor de Gestão de Pessoas (cada empresa tem seu nome próprio) que, como conhecedor de toda a equipe será o multiplicador, facilitador e treinador dessa mudança na equipe.

3 - Setor produtivo da empresa participa ativamente definindo quais dados, informações e conhecimento devem ser catalogados, indexados e disponibilizados, quais processos, práticas e procedimentos devem ser alvo de atenção e quais profissionais e conhecimentos tácitos devem ser explicitados.

4 – Os CEDOC´s, que coordenam e mantêm cadastros, bibliotecas, arquivos, normas, manuais e perfis de cada profissional, também fazem parte importante nessa equipe, pois eles terão a incumbência de cuidar da atualização e integridade de todas essas informações.

5 – A equipe de TI que terá a árdua tarefa de criar e implementar ferramentas operacionais para que tudo isso seja feito. Essa subequipe será a responsável praticamente pelo sucesso ou fracasso de todo o esforço, pois o funcionamento de todas as ferramentas necessárias ao processo, passando pelas divulgações e pesquisas da diretoria, formas e infraestrutura de treinamento, sistemas de captação e digitalização de informações (documentos, fotos, vídeos, áudios, etc.), sistemas de organização, catalogação e indexação e principalmente sistemas inteligentes de pesquisa e utilização do conhecimento armazenado.

A GC deve se tornar um dos principais ativos das empresas, pois além de ser o repertório de todo o conhecimento, também será fornecedor de todas as informações vitais para todos os outros departamentos, tais como: operação, marketing, finanças e estratégia.

*José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro com especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV, é  membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminitrators. Há mais de 28 anos implanta e gerencia GC em escritórios de advocacia - www.graciotti.com.br.

Fonte: Vera Moreira - Comuniquese 2