Novas ferramentas de gestão online ganham espaço nas empresas

As novas ferramentas tecnológicas de gestão, que possibilitam a executivos controlar processos, colaboradores e projetos a partir de qualquer lugar, ganharam espaço entre as empresas. Apesar de melhorarem significativamente a gestão e a produtividade, esses sistemas requerem um investimento baixo, pouco acima de R$ 30,00 por funcionário para empresas pequenas, e abaixo de R$ 10,00 para organizações maiores. “De onde quer que esteja, um gestor pode acompanhar os andamentos dos trabalhos e comandar sua empresa, desde departamentos e projetos até a corporação como um todo, a partir do celular, em uma única plataforma, sem a necessidade de realizar dezenas de ligações”, explica Éder Baum, fundador da Sabesim (www.sabesim.com.br), plataforma eletrônica colaborativa que registrou crescimento de 25% no primeiro semestre de 2016 em relação ao mesmo período do ano passado.

Baum explica que a ideia de criar o sistema quando gerenciava uma rede de farmácias, que sofria com problemas com atrasos de encomendas, falta de mercadorias, compras por telefone que resultavam em pedidos duplicados e coisas do gênero. Do lado dos funcionários, a resposta era sempre a frase: “Eu não sabia”. O problema foi resolvido através do sistema online que permite compartilhamento de informações, comunicados, registros de ações de todos os funcionários, a delegação de funções, o status de cada tarefa, controle de pedidos e outras ferramentas que tornaram a gestão do comércio simples e eficiente. “A ideia foi pôr fim à frase ‘eu não sabia’, coisa que eu odiava ouvir quando era gestor. O sistema registra quem visualizou cada comunicado. Daí, o nome Sabesim”, diz.

A interface gráfica permitiu que a operação do sistema fosse simples e a compreensão dos registros nele inseridos, imediata. A versatilidade da ferramenta proporcionou melhorias na execução de projetos, controles, processos ou na administração de departamentos ou empresas inteiras, desde comércios a indústrias. A demanda pelo serviço cresceu e, depois de passar pela incubadora Wayra, do grupo Telefônica, a Sabesim conta hoje com mais de 70 clientes de vários setores instalados em todo o país.

Mesmo assim, Baum nunca precisou de um funcionário ou sócio para tocar seu empreendimento. Gerencia a empresa sozinho, o que pode fazer de qualquer lugar do mundo. Adaptável a qualquer tipo de negócio, projeto ou modelo de gestão, o Sabesim é uma plataforma colaborativa online que permite aos envolvidos em um projeto, processo ou gestão conhecer, em tempo real, cada uma das tarefas que compõe o todo, status de cada uma delas, prazos e responsáveis por cada etapa, onde quer que estejam.

O sistema comporta o registro detalhado de todas as atividades de uma empresa. O gestor determina quem terá acesso a quais informações. Dessa forma, cada gerente pode delegar funções e acompanhar o andamento das atividades de seu departamento, comunicar orientações e prazos aos envolvidos em cada atividade, enquanto que o gestor principal tem a visão geral do status de todas as tarefas dentro da organização. Também possibilita a inserção de documentos em qualquer formatação, que podem ser acessados a partir de qualquer lugar.

O Sabesim registra datas e horários de cada atividade, o que permite que se conheça o tempo médio gasto em cada tarefa. “É um recurso importante, por exemplo, para empresas que operam com estoques de mercadorias ou insumos reduzidos. O controle e o conhecimento dos prazos médios de entrega garantem que não haja desabastecimento”, diz Baum. “Já na gestão de pessoas, permite que hábitos e comportamentos sejam mapeados, assim como o desempenho de cada colaborador”, acrescenta.

“Se empregado na execução de projeto, é uma forma de eliminar retrabalho, pois todos envolvidos podem saber quais são as etapas, quem são seus responsáveis, qual é o andamento do trabalho e colaborar entre si para que prazos e metas sejam cumpridos e que toda a equipe mantenha o foco”, afirma Baum. Segundo ele, o Sabesim difere de uma intranet, principalmente, pela possibilidade de ser acessado de qualquer lugar, o que torna todos os documentos nele inseridos acessíveis sem que se esteja na empresa. “O sistema reúne as mais modernas ferramentas web 2.0, como wiki, documentos, sistema de mensagens, perfis e muitos outros”, afirma. O Sabesim possui um buscador inteligente que, além de selecionar os arquivos por nome, os indexa, permitindo que os usuários saibam o nome do arquivo e seu conteúdo, antes de abri-lo ou baixá-lo no seu computador.

Outro diferencial da ferramenta é o calendário de compromissos, que conta com uma interface muito parecida com o Google Calendar, Ical e Windows Live Calendar. “Todo o sistema possui uma composição gráfica que permite uma compreensão intuitiva e imediata, o que acaba também for agilizar a comunicação”, diz.

Fonte: Compliance Comunicação, André Oliveira, aw informatica